W obliczu powszechnej dyskusji o reformach w polskim systemie ochrony zdrowia, często spotykamy się z sytuacją, w której oczekiwane efekty nie są osiągane. Tradycyjne podejście „odgórne” (top-down) nie zawsze przynosi pożądane rezultaty, co podkreśla potrzebę poszukiwania alternatywnych, skutecznych strategii. Fundacja Lean Medic proponuje podejście oddolne (bottom-up), które koncentruje się na wdrażaniu licznych, celowanych zmian, zbieżnych w ramach wspólnych celów strategicznych,którymi są: zwiększenie dostępności do świadczeń medycznych, poprawa efektywności leczenia oraz podniesienie komfortu pacjentów.
Metodyki doskonalenia procesów – fundamenty efektywności
Metodyki doskonalenia procesów, wywodzące się z sektora przemysłowego, zyskują coraz większe uznanie w ochronie zdrowia. Lean Healthcare Management bazuje na eliminacji marnotrawstwa, które w ochronie zdrowia może przybierać różne formy:
• Oczekiwanie pacjentów: Długi czas oczekiwania na wizytę, badania, wyniki, czy przyjęcie na oddział.
• Niepotrzebne ruchy personelu: Chodzenie po niepotrzebne dokumenty, sprzęt, czy powtarzanie tych samych czynności.
• Nadmierna dokumentacja: Zbyt obszerne i powielające się dokumentacje, które nie przynoszą dodatkowej wartości w procesie, jak choćby jeden z grzechów głównych SP ZOZów – prowadzenie dokumentacji papierowej i elektronicznej jednocześnie.
• Defekty w procesach: Błędy w diagnostyce, w przepisywaniu leków, czy w prowadzeniu dokumentacji medycznej.
• Zbędne zapasy: Zbyt duże ilości leków, materiałów medycznych, czy sprzętu.
• Transport pacjentów: Niepotrzebne przemieszczanie pacjentów między oddziałami, czy gabinetami.
• Nadmierne przetwarzanie: Powtarzanie badań, wykonywanie zbędnych procedur.
• Niewykorzystany potencjał pracowników: Brak możliwości rozwoju, szkoleń, czy zaangażowania pracowników w procesy doskonalenia.
Druga podstawa optymalizacji to Six Sigma. Jest to metodyka skoncentrowana na redukcji zmienności i poprawie jakości procesów, stanowiące solidne podstawy dla usprawnień. Cykl DMAIC jest tutaj kluczowym elementem podejścia, umożliwiając systematyczne rozwiązywanie problemów i wdrażanie trwałych zmian.
Stosując DMAIC przechodzimy przez pięć etapów od których pierwszych liter wziął pochodzi nazwa:
• Definiowanie (Define): Określenie problemu, jego objawów i wpływu na pacjentów, personel oraz organizację.
• Pomiar (Measure): Zbieranie i analizę danych dotyczących procesu oraz identyfikację kluczowych wskaźników efektywności (KPI).
• Analizę (Analyze): Identyfikację przyczyn źródłowych problemu za pomocą narzędzi statystycznych i diagramów (np. Ishikawa).
• Ulepszanie (Improve): Opracowywanie i wdrażanie rozwiązań eliminujących przyczyny problemu, testowanie i ocenę ich skuteczności.
• Kontrolę (Control): Ustalenie procedur monitorowania procesu i utrzymania osiągniętych udoskonaleń, zapobieganie regresji.
Praktyczne przykłady wdrożeń Fundacji Lean Medic
Fundacja Lean Medic aktywnie wykorzystuje powyższe metodyki, dostarczając placówkom medycznym konkretnych i mierzalnych rezultatów. W 2024 roku Projekty fundacji skupiały się na optymalizacji procesów w Szpitalnych Oddziałach Ratunkowych (SOR), gdzie problemy takie, jak niewłaściwe zarządzanie bólem i długi czas oczekiwania na badania, mają znaczący wpływ na komfort pacjentów i efektywność pracy personelu. Warto wymienić dwie przykładowe pozycje na mapie usprawnień:
ED Comfort Care jest programem dedykowanym Szpitalnym Oddziałom Ratunkowych. Podczas sześciu tygodni intensywnej pracy Zespół ma za zadanie wdrożyć procedurę wczesnego leczenia bólu. Projekt zakłada zaangażowanie personelu SOR, opracowanie planu komunikacji, wdrożenie systemu pomiarowego, szkolenia z efektywnej komunikacji z Pacjentem a następnie proces ciągłego doskonalenia. Wdrożone procedury opierają się zawsze na Evidence Based Medicine oraz aktualnych aktach prawnych. W ramach tego projektu opracowano m.in. procedury raportowania bólu, monitorowania go na wejściu na SOR i podsumowania leczenia bólowego na wypisie. Efektem wdrożenia procedur jest wzrost o 320% ilości rozpoczętych terapii bólowych już na etapie Triage. Zastosowanie metodyki Six Sigma, zgodnie z koncepcją zarządzania jakością Shewhart-Deminga, pomogło w opracowaniu listy zmian operacyjnych do bezpośredniego wdrożenia.
Z kolei projekt Smart Scan ED skupia się na optymalizacji użycia tomografii komputerowej (TK) w Szpitalnym Oddziale Ratunkowym, w oparciu o kryteria kanadyjskie. Kryteria kanadyjskie to zestaw reguł, które pomagają lekarzom zdecydować, czy pacjent po urazie głowy wymaga wykonania TK. Ich celem jest optymalizacja wykorzystania tego badania, zmniejszenie liczby niepotrzebnych TK i jednocześnie wykrycie poważnych urazów, które wymagają natychmiastowego leczenia. Podejście oparte na EBM jest najbardziej efektywnym mechanizmem doskonalenia procedur, ponieważ opiera się na rzeczywistych, zbieranych na całym świecie danych, ocenianym względem efektów. Skrócenie czasu oczekiwania na wyniki badań radiologicznych redukuje długość trwania ekspozycji na patogeny, co z kolei zmniejsza ryzyko zakażeń wtórnych wśród Pacjentów. Projekt ma na celu ograniczenie ryzyka dla Pacjenta, redukcję kosztów, skrócenie kolejek i poprawę komfortu personelu.
Efekty wdrożeń i ich znaczenie dla systemu ochrony zdrowia
Wdrożenia Fundacji Lean Medic przynoszą konkretne korzyści:
• Skrócenie kolejek na SOR o 15-20%: Poprawa przepustowości SOR dzięki efektywnemu leczeniu bólu i optymalizacji procesów diagnostycznych.
• Redukcję kosztów: Dzięki optymalizacji wykorzystania TK, możliwe jest zmniejszenie wydatków oddziału. Przykładowo, projekt Smart Scan ED wskazuje potencjalną redukcję kosztów SOR rzędu 400 tysięcy złotych rocznie dla uśrednionego SOR.
• Poprawę komfortu pacjenta: Wczesne i skuteczne leczenie bólu oraz skrócenie czasu oczekiwania na diagnostykę zwiększają komfort Pacjentów i ich szybszy powrót do domu lub trafienie na właściwy oddział szpitalny.
• Zwiększenie zaufania do systemu ochrony zdrowia: Dzięki lepszej komunikacji i większej dostępności do świadczeń, pacjenci zyskują zaufanie do systemu opieki zdrowotnej.
• Zgodność ze standardami: Właściwe leczenie bólu jest zgodne z wymaganiami Ministerstwa Zdrowia.
• Redukcja roszczeń prawnych: Zaopiekowany Pacjent jest mniej skłonny do roszczeń prawnych.
Współpraca i dalszy rozwój
Fundacja Lean Medic zachęca placówki medyczne, jednostki samorządowe i inne podmioty do współpracy i wdrażania nowoczesnych metod pracy. Poprzez partnerskie działania i wsparcie finansowe, możliwe jest upowszechnienie sprawdzonych rozwiązań tak, aby uzyskać efekty w szerszej skali. Fundacja oferuje również szkolenia i warsztaty z zakresu metodyk Lean Management i Six Sigma, wspierając budowę kultury ciągłego doskonalenia w placówkach medycznych.
Podsumowanie
Przedstawione podejście Fundacji Lean Medic, oparte na solidnych metodykach doskonalenia procesów i praktycznych wdrożeniach, pokazuje, że zmiana w polskim sektorze ochrony zdrowia jest możliwa dzięki działaniom oddolnym zgodnym z kierunkami strategicznymi wyznaczanymi odgórnie. Odpowiednio poprowadzone zyskują zrozumienie, aprobatę i zaangażowanie w zmianę pracowników systemu. Opór wobec zmian jest na każdym etapie redukowany do minimum. Poprzez koncentrację na konkretnych problemach, wdrażanie oparte na danych i nauce oraz aktywne włączanie personelu medycznego, możemy skutecznie podnosić jakość i dostępność świadczeń oraz komfort pacjentów, nie angażując dodatkowych środków finansowych.
To podejście nie tylko przynosi wymierne korzyści finansowe, ale przede wszystkim buduje zaufanie i tworzy system opieki zdrowotnej, który stawia Pacjenta w centrum uwagi a Personelowi Ochrony Zdrowia daje szacunek, na który ten zasługuje.
